納期を守るということに関連した、お話をさせていただきます。経営支援室では職員の皆さんに期限を切ってお願いすることが多い部署だと思います。我々も、可能な限り余裕を持たせた期限設定に心掛けているつもりですが、どうしても逼迫した中でお願いせざるを得ない場合もあり、ご迷惑をおかけしていることもあるかと思います。ところで、自分が次の工程へ作業を進めるために、相手の状況を理解せずに一方的に納期の厳守を求める傾向に気付くことがあります。私がエール学園に入社した際に、新入社員教育に関する外部研修に参加させていただきました。その内容としましては、名刺の交換のしかたや電話のかけ方・受け方のようなものでした。その研修の中で、「電話をかける際は、時間帯を考えてかけましょう」ということを教わりました。朝早い時間や夜遅い時間また昼食の時間帯は、極力かけないように心掛けましょうということでした。ところが、最近はお昼の１２時前後に外線や内線を受けることが多く、その内容のほとんどは一分一秒を争うほどの緊急性の高いものではなく、今自分が抱えている業務を早く進めたり解決したいということで、掛けてこられている場合が多いようです。昼食で席をはずしている旨を伝えますと、「じゃ、またあとで掛けます」といわれる方がおられますが、「それではお昼時をはずしてかけてくださいよ」と思わず言いたくなることがあります。また、同様に昼食で席をはずしている旨を伝えると、自分が思っていたようには用件が進まないではないかという不満そうな様子が電話ごしにうかがえることもあります。
私も、自分の担当している業務の推進の為とはいえ緊急度の高いもの以外は時間帯を考えて電話をかけるように注意していきたい思います。
経営支援本部　経営支援室　室長　長田忠義